digitalcollection:Publikation erfassen

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Publikation erfassen

Auf diesen Seiten finden Sie detaillierte Informationen zu der Erfassung Ihrer Publikation in der ZHAW digitalcollection. Sie können sich die Anleitung (nur Text) als PDF-Dokument herunterladen und ausdrucken.

Wenn Sie Hilfe zu einem bestimmten Erfassungsschritt benötigen, wählen Sie bitte den jeweils passsenden Link zur Direkthilfe aus:

Möchten Sie einen Eintrag migrieren? Bitte beachten Sie neben der allgemeinen Anleitung unten zusätzlich die Anleitung zur Migration vor.

Erläuterung Illustration
Vorbereitung
  • Bei Beiträgen in wissenschaftlichen Zeitschriften / Buchbeiträgen: verfügt Ihre Publikation über einen DOI? Verwenden Sie diesen zur teilautomatischen Datenübernahme.
  • Können Sie einen Volltext hochladen? Dürfen Sie zu Ihrem Publikationsnachweis das zugehörige Dokument (v.a. in einer wissenschaftlichen Zeitschrift publizierten Artikel) in der ZHAW digitalcollection zweitveröffentlichen? Informieren Sie sich zur Rechteabklärung vorab im Wiki. Liegt Ihnen das PDF in der richtigen (zum publizieren erlaubten) Version (accepted Manuscript / published PDF...) vor?

Volltexte von Abstracts oder Präsentationen (z.B. Foliensätze) sollen nach Beschluss der F&E-Kommission nicht hochgeladen werden. Erfassen Sie für Konferenzbeiträge wie Abstracts, Keynotes, Vorträge, Invited Talks etc. (Publikationstyp Konferenz: Sonstiges) somit nur die beschreibenden Daten (Titel, Jahr, Konferenzdetails etc.).

  • Ist die Publikation innerhalb eines ZHAW-Projekts entstanden? ZHAW-Projekttitel bzw. Projekt-ID liegt Ihnen vor.


Anmelden und neue Veröffentlichung starten
  • Rufen Sie die ZHAW digitalcollection auf
  • Wählen Sie im Menü oben rechts Anmelden > Mein DSpace
  • Melden Sie sich mit Ihrem persönlichen ZHAW-Kurzzeichen und Passwort an

Sie befinden sich nun in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich "Mein DSpace": Hier sehen Sie den Status Ihrer Veröffentlichungen und können neue Veröffentlichungen starten.

  • Klicken Sie auf eine neue Veröffentlichung starten.
Screenshot Bereich Mein DSpace anwählen
Start publ.JPG
Hinweis: Ein Klick auf den blauen Hilfebutton ruft Definitionen und Beispiele auf.
Hilfebutton.JPG
Manuelle Eingabe oder Datenübernahme
a) Manuelle Eingabe

Ist Ihnen kein DOI für die Publikation bekannt, klicken Sie auf manuelle Erfassung. Wählen Sie die Sammlung Ihres Departements aus. Klicken Sie auf manuelle Einreichung.

Screenshot Auswahl des Erfassungsmodus
b) Datenübernahme mittels DOI

Verfügt Ihre Publikation über einen DOI, geben Sie diesen DOI in das Feld DOI (Digital Object Identifier) ein (ohne das Präfix https://doi.org/) und klicken Sie auf Suche. Die beschreibenden Daten / Metadaten werden in die digitalcollection übernommen.
Voraussetzung: DOI muss auf Crossref, PubMed oder arXiv abrufbar sein

Screenshot Suchmaske per Identifier
c) Migration von Daten aus der Publikationsdatenbank

Bitte beachten Sie die Hinweise / Anleitung zur Migration.


Hinweis: Am oberen Bildschirmrand visualisiert eine Verlaufsleiste den Fortschritt des Eingabeprozesses. Während der Eingabe können Sie zwischen den einzelnen Schritten frei navigieren, mittels Abbrechen/Speichern die Erfassung unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt unter "Mein DSpace" wieder aufrufen und fortführen. Screenshot Verlaufsleiste
Dublettenkontrolle

Die Dublettenkontrolle prüft, ob die digitalcollection bereits Einträge mit einem ähnlichen Titel enthält. Falls wir eine oder mehrere mögliche Dubletten finden, sehen Sie eine entsprechende Liste. Sie können dann entscheiden, ob Ihre Publikation bereits enthalten ist oder ob Sie Ihre Veröffentlichung fortsetzen möchten.

Screenshot Dublettenkontrolle
Publikationstyp und Medienart wählen
Wichtig: Selbst wenn ein Konferenzbeitrag als Paper in einer wissenschaftlichen Zeitschrift veröffentlicht wird, gilt der Publikationstyp Konferenz : Paper (und nicht "Beitrag in wissenschaftlicher Zeitschrift").

Klicken Sie auf Weiter.

Screenshot Publikationstyp wählen


Titel, Personen, weitere Zitationsangaben

Abhängig vom Publikationstyp sind nun bestimmte Felder auszufüllen. Grundlegend sind die Felder auf dieser Seite hauptsächlich relevant für die korrekte Zitation.

ZHAW-Personen verknüpfen

Klicken Sie nach Überprüfung/ Ausfüllen der zutreffenden Felder auf Weiter.

Screenshot Publikation beschreiben


Lizenz, Qualität, Detailbeschreibung

Klicken Sie nach Überprüfung/ Ausfüllen der zutreffenden Felder auf Weiter.

Screenshot Publikation beschreiben


ZHAW-Spezifisches und Funding
  • Departement: Mehrfachauswahl mit STRG-Taste.
  • Organisationseinheit: verwendet für Institutsreporting und Darstellung auf den jeweiligen ZHAW-Websites. Mehrfachauswahl mit STRG-Taste möglich.
  • Webeinzug: Thematische Keywords für die Darstellung von Publikationen zu Forschungsschwerpunkten, Fokusthemen etc. auf ZHAW-Websites. Zu den verfügbaren Keywords vgl. Liste. Mehrfachauswahl mit STRG-Taste möglich.
  • Publiziert innerhalb eines ZHAW-Projekts: Tragen Sie den Titel Ihres Projekts ein, wählen Sie über das Lupen-Symbol das entsprechende Projekt in der Liste aus und klicken Sie auf "bestätigen". Diese Verknüpfung mit dem zugehörigen Projekt aus der ZHAW Projektdatenbank ermöglicht den Einzug der Publikation auf der Projektseite.
ZHAW-Projekte verknüpfen

Klicken Sie nach Überprüfung/ Ausfüllen der zutreffenden Felder auf Weiter.

Screenshot OE Webfeed


Datei hochladen und Embargo vergeben

Falls Sie keine Datei hochladen, überspringen Sie die Schritte «Hochladen» und «Embargo vergeben» mit «Weiter».

  • Datei hochladen

Grundsätzlich kann nur die Veröffentlichung selbst (Artikel, Kapitel, Buch, Workingpaper) hochgeladen werden. Ist bereits die Publikation selbst hochgeladen, sind auch ergänzende Dateien erlaubt (Bilder, Anhänge oder ähnliches). Klicken Sie hierzu auf Wählen Sie eine Datei. Im Dateimanager ziehen Sie die gewünschte Datei per Drag-and-Drop auf das graue Feld. Der Dateiname soll weder Umlaute, Sonderzeichen noch Leerschläge enthalten. Trennen Sie Wörter mit Binde- oder Unterstrich. Sobald die Datei hochgeladen ist (Status «grünes Häkchen») besteht die Möglichkeit, eine Beschreibung zum Dokument vorzunehmen. Klicken Sie auf Weiter.

  • Embargo vergeben

Wenn Sie keine weitere Datei hinzufügen oder eine Embargofrist festlegen möchten, klicken Sie auf Weiter.
Kann gemäss Verlagsbedingungen Ihre Publikation erst nach einer bestimmten Frist zweitveröffentlicht werden, sperren Sie hier den Volltext für die Dauer des Embargos. Klicken Sie Ändern. Klicken Sie in Feld Embargo Datum. Wählen Sie mittels Kalender das entsprechende Datum aus und bringen Sie optional einen internen Vermerk zum Embargo-Grund an. Klicken Sie auf Weiter.

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Screenshot Ingest-Step Upload erfolgreich

Screenshot Ingest-Step Embargo setzen

Veröffentlichung überprüfen

Hier haben Sie die Möglichkeit fehlerhafte Daten zu korrigieren oder Daten zu ergänzen.

Bitte beachten Sie, dass nach Veröffentlichung am Dokument keine nachträglichen Veränderungen vorgenommen werden können. Das Werk gilt als dauerhaft veröffentlicht.

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Bestätigen Sie mit Klick auf Ich stimme zu die Einverständniserklärung an die Hochschulbibliothek zur elektronischen Publikation über das Internet.

Screenshot Ingest Step Einverständnis bestätigen
Veröffentlichung abgeschlossen

Nun geht Ihre Publikation an die Qualitätskontrolle über. Sobald diese abschlossen ist, werden Sie über die Veröffentlichung per E-Mail benachrichtigt.
Auf der Wiki-Seite Nach dem Publizieren erfahren Sie mehr über die Darstellung Ihrer Publikation auf Institutswebsites oder welche Suchmaschinen die ZHAW-Publikationen indexieren und so die Sichtbarkeit Ihrer Publikationen vergrössern.

Screenshot Ingest Step Veröffentlichung abgeschlossen


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